Autenticazione di copie di atti e legalizzazione di fotografie

In questa pagina sono contenute le modalità per autenticare la copia di un atto (dopo l’avvenuta autenticazione si chiamerà “copia autentica”) o per legalizzare una fotografia.

 

DISPOSIZIONI GENERALI IN MATERIA DI AUTENTICAZIONE DI COPIE DI ATTI

Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell’atto o documento; esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali.

L’autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
L’autenticazione delle copie consiste nell’attestazione di conformità con l’originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell’ufficio. Se la copia dell’atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.

Nei casi in cui l’interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l’autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell’originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l’amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

 

MODALITA’ ALTERNATIVE ALL’AUTENTICAZIONE DI COPIE

Con la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà (art. 47 DPR 445/2000) si può dichiarare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all’originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all’originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati

 

QUANDO NON SI PUÒ AUTENTICARE LA COPIA DI UN ATTO

  • Quando non viene esibito l’originale, ma una copia semplice;
  • Quando viene esibita una copia autenticata.

Si rammenta che in caso di atto notarile, l’unico soggetto competente al rilascio di copie autentiche è il Notaio stesso.

 

LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIE

La legalizzazione di fotografia è l’attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica corrisponde alla persona dell’interessato.

Le amministrazioni competenti per il rilascio di documenti personali sono infatti tenute a legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente dall’interessato. Su richiesta di quest’ultimo le fotografie possono essere, altresì, legalizzate dal dipendente incaricato dal Sindaco.

Per poter legalizzare una fotografia:

  • Il richiedente si deve presentare personalmente munito di un valido documento di identità;
  • In caso di minore di età è sempre indispensabile la presenza fisica del minore al momento dell’attività autenticatoria.

 

COSTI DEL SERVIZIO

  • L’autenticazione di copie di atti è sempre soggetta all’imposta di bollo di 16 euro fin dall’origine, ai sensi del DPR 642/72, a meno che non siano previste specifiche esenzioni per il particolare uso al quale tali documenti sono destinati; in questi casi, la norma di esenzione deve essere espressamente indicata sul documento.
  • Chi ritiene di avere diritto ad una esenzione, ha sempre l’obbligo di dichiarare la norma che la prevede, non potendo l’operatore suggerire eventuali cause di esenzione.
  • In caso di atto composto da più facciate, si deve apporre una marca da bollo ogni 4 facciate scritte consecutive; i fogli devono necessariamente riferirsi ad un atto unico, in quanto non è possibile unire quattro fogli sciolti per pagare l’imposta di bollo una volta sola (ad esempio, se si deve autenticare un intero passaporto o documento contabile, si paga una marca da bollo ogni 4 facciate consecutive fotocopiate; se invece di questi documenti servono solamente le pagine 15, 22, 38 e 45, si dovranno pagare 4 marche da bollo).
  • La legalizzazione di fotografie è sempre soggetta all’imposta di bollo di 16 euro fin dall’origine, ai sensi del DPR 642/72, a meno che non sia richiesta per le fotografie prescritte per il rilascio dei documenti personali, caso in cui si emetterà in esenzione dall’imposta.
  • La marca da bollo deve essere portata personalmente dell’utente, in quanto lo Sportello Servizi al Cittadino non può cedere valori bollati.

 

NORMATIVA DI RIFERIMENTO

  1. D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
  2. D.P.R. n. 642 del 26/10/1972, “Disciplina dell’imposta di bollo”.